Come creare una firma email professionale. E perché ti serve.

Avere una firma email professionale da aggiungere alla fine di ogni tua comunicazione non è un di più, ma è un elemento fondamentale per rendere più autorevole la tua azienda o la tua figura.

Non solo: se realizzata in modo corretto, renderà anche più facili le tue future relazioni con il cliente proprio perché all’interno conterrà tutte le informazioni di contatto più importanti per il destinatario. Per questo motivo, quando si crea una firma email professionale, bisogna cercare di rispettare alcune semplici regole sui contenuti, ma anche sulla parte visiva della stessa.

Perché è importante avere una firma professionale nelle email?

Una firma email professionale deve contenere tutte le informazioni di contatto essenziali, ma nella sua semplicità e sinteticità non può non essere accattivante e con un visual specifico legato al proprio brand. 

Possiamo considerare la firma email come una sorta di biglietto da visita che permette di impostare anche dei contatti specifici per ciascuna persona del team o per ogni dipartimento dell’azienda. Così facendo aiuta a snellire le comunicazioni e a renderle molto più ordinate e scorrevoli evitando quei carteggi infiniti con troppe persone in copia perché non si sa a chi riferirsi per una specifica esigenza.

Per questo la firma email deve essere creata ad hoc: per distinguersi e trasmettere l’affidabilità dell’azienda aumentando la propria reputazione online e il corporate brand. 

Il visual: l’immagine coordinata del tuo brand

Un elemento troppo spesso sottovalutato quando si crea la propria firma email è il visual, ossia l’immagine coordinata del proprio brand. Per dare uniformità è importante che tutti utilizzino la stessa immagine e generalmente si tratta del logo dell’azienda, formattata in modo univoco e con un peso ridotto.

In alternativa, se sei un libero professionista puoi usare una tua foto. Cerca di sceglierla con attenzione e avendo ben chiaro il messaggio che vuoi trasmettere. In linea generale per una firma professionale è sempre consigliabile utilizzare una fotografia che sia simile a quella usata nel proprio curriculum: semplice e in primo piano.

Il Copy: cosa e come scrivere nella firma email

Entrando poi nel vivo del cosa scrivere nella propria firma email professionale tieni sempre presente che deve essere il più chiara possibile, magari sfruttando anche il grassetto per evidenziare alcuni dettagli importanti. Le informazioni contenute devono quindi essere semplici da rintracciare, non ridondanti e suddivise in piccoli paragrafi con una interlinea che renda la lettura scorrevole. 

Come scrivere una firma

La prima cosa da sapere sul come creare e scrivere una firma è che andrebbe realizzata in formato HTML o RTF. Solo così potrai essere praticamente certo che la firma sia ben visibile praticamente su tutti i dispositivi. In ogni caso, prima di procedere con l’invio ufficiale è sempre bene fare dei test interni per controllare che tutto funzioni per il meglio, monitorando soprattutto che venga visualizzata in modo ottimale soprattutto da mobile.

La lunghezza è poi un altro fattore importante da considerare. Bisogna infatti rispettare il limite di righe, che generalmente è massimo sette. Laddove se ne utilizzino di più il rischio è quello di perdere l’attenzione del destinatario.

In ultimo non dimenticare la formattazione. Il corpo del testo deve essere uniforme e tutte le firme dell’azienda devono risultare identiche visivamente anche se andranno – ovviamente – a variare nei contenuti.

Cosa scrivere nel copy di una firma email professionale

Come abbiamo già sottolineato plurime volte nel corso di questa guida, le informazioni che deve contenere una firma email professionale sono semplici ed essenziali:

  • Nome e Cognome
  • Ruolo o area di competenza
  • Nome del brand o dell’azienda
  • Sito dell’azienda
  • Recapiti telefonici

La CTA

Discorso a parte lo merita l’eventuale decisione di Inserire una call to action nella tua firma email professionale. Come prima cosa ricordati che non è obbligatorio, ma potrebbe essere un plus importante. Potresti inserire un link ad un documento pdf da scaricare utile al destinatario, oppure ad una qualche certificazione che hai conseguito. Il tutto ricordandosi sempre di non esagerare e di non diventare troppo autoreferenziali.

Ad esempio, in questa firma email, trovi diverse CTA: “scopri i libri su Amazon” e i loghi cliccabili dei corsi/eventi:

firma-email-professionale

5 tool per creare la firma email

Esistono degli strumenti online che possono aiutarti nella creazione della tua firma email.

  1. WiseStamp: considerato uno dei più ricchi di opzioni e facili da usare, questo tool si integra perfettamente con i più famosi gestori di posta elettronica, come Gmail, Hotmail o Yahoo. Permette di inserire tutte le informazioni principali, ma dà anche la possibilità di inserire i propri social network e di personalizzare un po’ il box della firma.
  2. Honeybook: rapido, veloce e – se ci passate il termine – senza troppi fronzoli è questo tool semplicissimo da usare. Basta compilare due moduli con le informazioni necessari da inserire nella tua firma e poi scegliere tra circa 10 template a disposizione. Non è molto versatile a livello di personalizzazione, ma se stai cercando qualcosa di semplice questo è ciò che fa per te. 
  3. Exclaimer’s FREE Email Signature Generator: anche questo prodotto abbiamo visto essere perfettamente compatibile con i principali client di posta elettronica e, plus non da poco, è completamente gratuito. Anche in questo caso si hanno svariate possibilità di personalizzazione della firma: dal logo, passando per i colori e il font. Senza dimenticare però le regole base inerenti la semplicità e la chiarezza.
  4. Hubspot Email Signature Generator:  Hubspot ha messo a disposizione questo tool gratuito per creare la propria firma email e, sebbene non sia dotato di molti modelli già pronti, permette molte personalizzazioni compreso l’inserimento di un bottone per la CTA.
  5. MySignature: l’ultimo tool che ti consigliamo è a pagamento, ma a livello di personalizzazione è assolutamente unico nel suo genere. Potrai scegliere tra diversi template molto particolari e continuare a personalizzare sempre di più. La grafica del tool è semplicissima e puoi creare la tua firma email professionale anche da mobile. 

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